ポンコツ事務社員の事務改善仕事術を集中ミーティング

ポンコツ事務社員のわたくし。
そのポンコツでもなんとか仕事を回すために職場で集中ミーティングを開いていただいた。

まずは、特性がある確認。

続いてこれまでの仕事術の確認。

そして今後の下期への仕事術の改善策への集中ミーティング。

特性があるのは、
耳で聞くちょっとした指示が伝わらない。
視覚的にやって見せて指示しないと理解出来ない。
複数の指示を受けると混乱して抜ける。
短期的記憶力が弱く指示を覚えておけない。
数週間の間隔が空く一連の事務作業のやるタイミング覚えてスケジュール管理出来ない。
全体的に遅いが丁寧。
単純なものに分解して丁寧にやれば完璧に作業できる。
作業でイレギュラーなものを気兼ねなく聞ける、質問力が弱い。
一人で考えて結局間違える。

これまでの仕事術としては、

透明無地のクリアファイルを使った書類管理。
クリアファイルのボックスへの分類管理。
ボックスは未処理、処理中、処理済みの三種類。
クリアファイルに付箋で指示をメモする。
エクセル日報をつける。日報は日付、書類の大分類、件数、やったことを黒丸付けて書き出す、ただし完結しないものは白丸つける、質問、明日やる事、メモ欄、上司からの回答。

今回の仕事術の改善では

クリアファイルへの付箋をオリジナルのTODOカードへ変更。
TODOカードは、いつ、誰に、書類の大分類、人の属性、メール、電話、郵送、
その時にどうするかの注意点。
大きさはA４を６等分したサイズでエクセルで自作。

今後は、エクセル日報とTODOカードのリンク。
TODOカードにおさまらない突発かつ中期のタスクをボードへ見える化。